Le rapprochement bancaire est un contrôle indispensable pendant la révision courante afin de détecter les erreurs éventuelles lors des enregistrements des écritures comptables. Il vous permet de comparer le solde de l'extrait de compte avec le solde du compte banque en comptabilité.

Dans Fred, vous disposez d'un module qui permet de vérifier l'état de rapprochement bancaire automatiquement. Mais vous avez également la possibilité de réaliser ce contrôle manuellement.

Ces fonctionnalités sont accessibles depuis l'espace de révision de chaque compte banque en cliquant sur États de rapprochement.

Rapprochement bancaire automatique

Comment ça marche ?

Le rapprochement bancaire automatique est une fonctionnalité disponible uniquement pour les comptes comptables bancaires gérés par Fred.

Pour chaque compte comptable géré par Fred, une ligne indique l'état du rapprochement bancaire à date. Cet état est mis à jour automatiquement à chaque fois que le compte est impacté par la saisie d'une nouvelle écriture.

Si un écart est détecté, Fred affiche 2 informations :

  • La date du dernier rapprochement sans écart
  • La date du dernier rapprochement avec écart

🔎 Qu'est ce qu'un compte géré par Fred ? Il s’agit des comptes comptables bancaires dont Fred génère des écritures. Pour garantir la facilité du rapprochement de ces comptes à tout moment il est impossible de saisir, supprimer ou modifier une de leurs lignes comptables.

Paramétrage des comptes bancaires comptabilisés

Pour choisir quels comptes bancaires doivent être comptabilisés automatiquement par Fred, rendez-vous dans l’onglet banque du dossier client.

Par défaut, tous les comptes "courants" et "cartes" sont comptabilisés. Vous pouvez comptabiliser et/ou décomptabiliser un compte à tout moment à partir de l’onglet banque du dossier client, puis en cliquant sur Gestion des banques.

Si un compte est comptabilisé, la colonne ‘association’ affichera le compte comptable dans lequel Fred déverse les écritures bancaires.

Les comptes comptables bancaires (5121 et 5124) affichent également le compte bancaire associé ainsi que son état de connexion.

Remarques :

  1. La génération des écritures sera désactivée pour tous les comptes bancaires des entreprises qui sont paramétrées en mode de traitement manuel, ou dont le statut est archivé.
  2. La génération des écritures n’affectera jamais un exercice clôturé.

Peut-il y avoir un écart lors d'un rapprochement bancaire automatique ?

En théorie non. Les écritures bancaires étant générées automatiquement par l'Intelligence Artificielle de Fred, il ne devrait pas y avoir d'écart entre le solde du relevé bancaire et le solde du compte banque en comptabilité. Dans la pratique, un écart peut parfois être détecté à 4 occasions :

  1. Le compte bancaire est utilisé avec une carte de débit différé. Dans ce cas, il faut patienter la fin de la période pour que les opérations de crédit soient saisies et que le rapprochement automatique régularise le décalage de solde. Remarque : certaines banques n’affichant pas ces opérations de façon explicite dans le relevé récupéré par Fred, il faut parfois chercher l’opération de débit correspondante sur le compte courant associé et affecter la ligne de tiers à ce compte.
  2. La banque peut enregistrer une transaction dans le relevé à une date différente de celle communiquée sur son portail. Généralement, le décalage de dates est entre 1 et 3 jours et ne concerne qu’une petite partie des opérations.
  3. L'Intelligence Artificielle de Fred a anormalement interprété une opération bancaire. Dans ce cas, aucune inquiétude, l'équipe de Fred est avertie automatiquement de cette anomalie et va la corriger pour rétablir l’état de rapprochement bancaire, vous n'avez rien à faire de votre côté. Cette correction prend généralement moins de 24 heures. ⛑
  4. Le compte bancaire n'a jamais été rapproché par le passé. L'Intelligence Artificielle n'ayant jamais connu l'état initial du compte banque en comptabilité, elle n'est pas en mesure d'effectuer le rapprochement bancaire et détecte donc un écart de solde. Dans ce cas, il est nécessaire de fournir l'historique du compte à travers le module de fusion des comptes bancaires. 🔀

Fournir l’historique d'un compte de banque avec le module de fusion

Les comptes comptables bancaires créés par Fred pour enregistrer les opérations de banque à partir de vos relevés de transactions sont des comptes gérés. Il est donc impossible, entre autres, d’y saisir des nouvelles écritures.

Afin que vous puissiez fournir l’historique de ce compte, il vous faut donc le saisir (ou l’importer) dans un autre compte 5121 ou 5124, puis utiliser l’assistant de fusion pour fusionner les écritures en garantissant le bon rapprochement du compte final.

Le compte des écritures historiques ne doit contenir aucune écriture en suspens.

Une fois que les deux comptes sont prêts, ouvrez le module ‘banque’, et cliquez sur 'réaffecter et fusionner’ pour ouvrir l’assistant de fusion.

Lors de la première étape, sélectionnez le compte comptable qui recense les écritures historiques. Ce compte sera considéré comme le compte de destination de la fusion.

Fred essaiera à ce moment de faire une fusion automatique des comptes tout en faisant un rapprochement automatique. En cas de succès, un écran qui résume l’état du compte après fusion vous sera affiché pour confirmation.

Si le rapprochement automatique affiche un écart, vous devez tout d’abord faire un rapprochement du compte des écritures historiques. S’il n’est pas rapproché, fermez l’assistant de fusion et corrigez le.

Si le compte des écritures historiques est rapproché, la dernière étape de la fusion vous aidera à justifier et rectifier l’écart. 

Le compte à gauche est le compte Fred, qui sera supprimé après la fusion.

Le compte à droite sera le compte de destination : il contiendra à la fois ses écritures initiales, mais également les écritures complémentaires du compte Fred. Par défaut, toutes les écritures du compte Fred à partir de la dernière date saisie dans le compte des écritures historiques y seront affectées.

Pour justifier l’écart, sélectionnez des écritures dans l’un des comptes et appuyer sur les flèches de réaffectation. L’objectif est d’avoir un écart égal à 0. Pour information, le solde bancaire utilisé pour faire le rapprochement est celui fourni par votre banque.

Rapprochement bancaire manuel 

Comment ça marche ?

Vous pouvez, pour une date donnée, vérifier l’écart entre votre solde de relevé (à saisir par vos soins) et le solde du compte banque (calculé).

Comment corriger un écart détecté lors d'un rapprochement manuel ?

Dans Fred, la justification des écarts par pointage n’est pas possible. En effet, tout écart constaté doit être rectifié. Ainsi, le solde de votre compte bancaire doit correspondre à tout moment au solde de votre compte comptable.

Ceci implique que les opérations en suspens (chèques, LCR…) sont saisies dans un compte de passage de votre choix (ex : 5121SUSPENS ou 5121BNP-SUSPENS, etc.).

Si un écart est constaté sur un compte manuellement saisi, il suffit de corriger les écarts directement sur le compte. Pour rectifier le décalage, cliquez sur le bouton Analyser l’écart.

Cet écran affiche par défaut les opérations enregistrées entre 3 jours avant et après votre date de rapprochement. Il suffit de pointer (cocher et/ou décocher) les opérations que vous constatez sur votre relevé pour corriger l’écart.

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